El derecho de acceso a la información es un derecho fundamental. Es esencial para el funcionamiento democrático de las sociedades y para el bienestar de las personas. Los Archivos ponen en valor dicho derecho para que ellas, sin discriminación alguna, puedan acceder a su documentación, siendo de utilidad para defender los vigentes y necesarios derechos de la ciudadanía.

A su vez, el papel de los profesionales de los Archivos es de suma importancia, más si hablamos de su labor como defensores de los derechos humanos. El Grupo de Trabajo sobre Derechos Humanos del Consejo Internacional de Archivos (ICA) trata de poner las bases, y el conocimiento, de la necesidad existente de protección y acceso a la documentación para la defensa de un derecho tan básico y necesario como son los derechos humanos.

El Grupo de Trabajo sobre Derechos Humanos difunde información acerca de la importancia de los archivos para defender los derechos de las personas y acerca del uso de los archivos para levantarse contra las violaciones de los derechos humanos.

En un documento elaborado por dicho grupo, y llamado «Principios básicos sobre el papel de archiveros y gestores de documentos en la defensa de los derechos humanos», tratan de mostrar la importancia de los archiveros como protectores de los Archivos y garantes del acceso a la documentación que ellos contienen.

Hablar en la actualidad de Administración Electrónica es ya una realidad. No se ve tan utópico, tan inalcanzable como hace apenas unos años. Y hasta hace muy poco, se hablaba mucho de Administración Electrónica pero poco de archivo electrónico, olvidando un tanto que la documentación producida por una administración en el desempeño de sus funciones (sobre todo si es de la administración pública) no desaparece cuando finaliza el trámite administrativo para el que fue creada sino que, como cuando se hace sobre papel, hay que gestionar al completo su ciclo de vida.

Esta nueva necesidad está transformando al profesional del archivo e incluso introduciendo a su actividad en un nuevo horizonte…con muchas incógnitas y desafíos aún, pero indudablemente en un nuevo horizonte.

Aunque de forma lenta y paulatina, la Administración se está dotando de las herramientas que permiten llevar a cabo un registro y una tramitación electrónica de sus procesos documentales en su fase de creación. Estas herramientas de producción documental, están generando  documentación sobre la que hay que actuar desde el inicio para asegurar su ciclo vital completo y evitar que se pierda información, así como, ya en su fase de archivo asegurar el acceso, la autenticidad, la integridad y la preservación a largo plazo.

Y todo ello con criterios y pautas de la ciencia archivística, pero con nuevas herramientas, conceptos y metodología. Conceptos como OAIS, SIP, AIP, METS, PREMIS, firma electrónica, timestamp, ingesta, ENI, repositorio, etc, forman parte ya del corpus teórico del campo archivístico junto a los conceptos de ISAD (G), ISAAR, NEDA, cuadro de clasificación, valoración documental y calendarios de conservación, transferencias… Es ésta unión de lo tradicional y lo nuevo, de lo analógico y lo electrónico, lo que marca el camino de futuro del archivero y de la profesión. El cuerpo teórico y las experiencias obtenidas han creado ya un marco sobre el que movernos. Sirvan de ejemplo los portales de PAE (Portal Administración Electrónica) o del Ministerio de Educación, Cultura y Deportes.

El profesional del archivo cobra un nuevo papel. El archivero tiene que estar presente, sin duda de una forma más activa que en el pasado, implicándose en la gestión documental desde la producción misma de los documentos, definiendo tipos documentales, esquemas de metadatos, estándares, directrices, aplicando políticas de conservación, gestionando el acceso y la transparencia a la documentación, y conservando y difundiendo el patrimonio documental de la institución.

Supone, en nuestra opinión, la salvaguarda para una profesión puesta en cuestión sobre su futuro, precisamente por esta automatización o informatización de todas las actividades inherentes al archivero. Profesión con futuro porque se convertirá en, o debe ser ya, un profesional multidisciplinar.

Es una necesidad de las instituciones públicas que los archivos, tanto de trámite/oficina como de concentración/intermedios e históricos, trabajen de forma coherente a lo largo del ciclo vital de la información documental. Los archivos deben funcionar como un sistema integrado y no como unidades aisladas y desvinculadas, para una mejor y eficaz gestión y de administración de documentos de archivos.

Los archivos de una institución deben compartir en forma estandarizada sistemas, métodos e instrumentos formales para la gestión de los documentos. Por ello, el disponer de un software para la realización de las tareas archivísticas de descripción, clasificación, ordenación, y valoración es una herramienta imprescindible en esa labor de de crear un Sistema de Archivos.

Es por ello, que entre las principales ventajas de disponer de un software de gestión integral 100% web de Archivos se encuentra el poder conformar y gestionar toda la red de centros de archivos que conforman el Sistema de Archivos de una institución u organismo.

Un excelente ejemplo que podemos citar, es el uso que hace el Instituto Nacional de Bellas Artes de México (INBA) del potencial de AlbaláNet. El INBA es una institución nacional, con centros distribuidos por todo México. Las actividades desarrolladas por el INBA abarcan las diferentes manifestaciones en los campos de la música, la danza, las artes plásticas, la arquitectura, la literatura y el teatro, para lo cual cuenta con centros como: Museos, Compañías Artísticas Nacionales, Orquesta Sinfónica Nacional, Escuelas de educación artística, Conservatorios, etc, etc. Junto a estos centros, la red está conformada también por las unidades internas administrativas de la institución: Dirección General, Dirección Jurídica, Recursos Humanos,…