Cuando allá por octubre de 2015 realizamos el I Encuentro de Usuarios de Albalá esperábamos que fuese el primero de muchos… y esa sigue siendo nuestra intención. Para nosotros es muy importante estar cerca de nuestros usuarios y escuchar sus inquietudes sobre su solución tecnológica en archivos.

Hoy queremos anunciaros que el II Encuentro de Usuarios de Albalá ya está a la vuelta de la esquina. Tendrá lugar el próximo día 22 de junio en la sede de Madrid del Instituto Cervantes. En él nos reuniremos con los usuarios de nuestras soluciones de archivo con el fin de seguir informando sobre el plan de desarrollo de nuestros productos y aplicaciones, así como poner en común las tendencias del sector, y conocer y responder a posibles inquietudes.

En dicho encuentro intervendrá Juan Repiso (Director General de Baratz), para dar la bienvenida, contar los objetivos del encuentro y comentar la situación actual del mercado de archivos en España, Fran Dodero (Jefe de productos – Área de Archivo), para presentar el roadmap y las nuevas funcionalidades de los productos Albalá y Arce, y Eduardo Llona (Gerente de Cuentas) para hablar de MediaSearch.

Tras la intervención de Fran el turno será para Ramón Alberch (Director ESAGED) para hablarnos de “Administración Electrónica: los nuevos retos de la ley 39/2015. El documento y expediente electrónico”.

Además se expondrán tres casos de éxito de las soluciones de archivo de Baratz implantadas recientemente y que representan a tres instituciones emblemáticas de distintos ámbitos.

• Archivo General del Instituto Cervantes (Victoria Leyva).
• Archivo Municipal de Burgos (Milagros Moratino)
• Archivo Histórico del Museo del Prado (Yolanda Cardito)

Un archivo es memoria, un archivo es presente, un archivo es pasado. Un archivo es futuro. Un archivo es historia, cultura, patrimonio. Un archivo es eficacia, transparencia, rendición de cuentas. Un archivo es prueba, respaldo legal. Un archivo es…libertad, individual y colectiva. Un archivo es derechos, es identidad.

Hoy más que nunca hay que apostar por los Archivos. Ahogados en una explosión de la producción documental, inmersos en una renovación tecnológica continua, atrapados por la corrupción y los abusos desde las instituciones, el Archivo y sus profesionales son una herramienta de lucha de primera línea para combatir esos problemas y circunstancias.

Una sociedad y una organización sana, fuerte y eficaz debe contar con Archivos que respalden y sustenten sus acciones. Archivos que sirven a la sociedad y a las instituciones. Que velan por custodiar y proteger nuestra memoria. Que generan conocimiento y transparencia. Archivos que son memoria de nuestros actos e imprescindibles para crear una sociedad fuerte, informada y documentada. Archivos que nos dan esperanza de cara al futuro.

No son pocos los motivos que justifican la necesidad de los archivos en la sociedad. Motivos como la promoción del conocimiento, la custodia y preservación de la memoria, la difusión del patrimonio histórico, el acceso a los ciudadanos, la garantía de protección de datos y propiedad intelectual, el impulso de la investigación histórica y científica, el apoyo a la gestión documental de las organizaciones, la transparencia, la rendición de cuentas y la agilidad en la localización de información / documentación.

Es verdad, no son pocos los motivos… pero con las siguientes imágenes queremos mostrar aún más (si cabe) la necesidad e importancia que tienen los archivos en la sociedad. Porque los archivos son sociedad, son pasado, presente y futuro, son generadores de conocimiento y transparencia, son conexión, son fuente de la memoria y lugares desde los cuales poder viajar a tiempos pasados, sus profesionales son imprescindibles al ser nexo de unión entre información / documentación y las personas…

El Museo Nacional Centro de Arte Reina Sofía implanta AlbaláNet para la gestión integral de la documentación administrativa que ha generado y custodia de su larga y prolifera trayectoria. AlbaláNet les ofrece un entorno de trabajo para la gestión de todo tipo de documentación de archivo altamente cualificado y apoyado en la normativa archivística nacional e internacional, abarcando los distintos procesos de descripción, clasificación, valoración, circulación, búsquedas y consultas, así como los procesos relacionados con el ciclo vital de la documentación (transferencias y expurgos).

El Museo tiene sus antecedentes en el Centro de Arte Reina Sofía, inaugurado en mayo de 1986 en el antiguo edificio del Hospital General de Madrid. Su finalidad era dar a conocer al público los movimientos artísticos del s.XX mediante la celebración de exposiciones de proyección internacional.

El Archivo Central se crea en 2008 con la finalidad de establecer el Sistema Integral de Gestión Archivística de la institución. La documentación que custodia es fundamentalmente de carácter administrativo, fruto de la gestión ordinaria del Museo y documentación de carácter técnico, generada por las actividades específicas de una institución de estas características.

Se trata fundamentalmente de documentación en soporte papel, pero también en otros formatos, maquetas, cintas de vídeo, disquetes, casetes, DVD, fotografías, planos…

Dispone de un volumen de 2766 unidades descritas, y 5475 unidades inventariadas y pendientes de describir. Además de unas 20 maquetas, y un volumen considerable de planos y fotografías todavía pendientes de identificar, inventariar y describir.