“En lo pasado está la historia del futuro”

Sirva la célebre frase citada por Juan Donoso Cortés para poder contaros que Baratz ha tenido el privilegio, a través de la descripción de varios fondos archivísticos, de acceder a la “Historia”  y en cierto modo contribuir a su preservación, mediante la digitalización de gran parte de la documentación contenida en ellos.

Estos trabajos se han acometido y acometen con los archivos personales de varios coetáneos del siglo XIX, José de Madrazo, Federico Madrazo  y Juan Donoso Cortés. Estando constituidos dichos archivos por documentación generada por estas personalidades a lo largo de su vida y en el desarrollo de las diferentes actividades que han ejercido.

El Archivo Regional de la Comunidad de Madrid

El Archivo Regional acoge desde Marzo de este año el archivo personal de Juan Francisco María de la Salud Donoso Cortés y Fernández Canedo, I marqués de Valdegamas (Valle de la Serena, Badajoz, 6 de mayo de 1809 – París, Francia, 3 de mayo de 1853).
Hombre polifacético, filósofo, parlamentario, político y diplomático español, funcionario de la monarquía española bajo el régimen liberal.

El archivo personal está integrado por 29 legajos y varios volúmenes manuscritos integrados todos ellos por documentos escritos en francés y castellano, y de diversa procedencia (correspondencia personal, documentación sobre patrimonio y administración, además de aquella relacionada con el ejercicio de sus cargos políticos y la derivada de su actividad intelectual).

Las labores se están llevando a cabo por personal especializado el tratamiento documental de fondos archivísticos del área de los de Servicios Profesionales de Gestión Documental de Baratz se centran en:

• Estudio histórico de la documentación
• Inventariado
• Generación cuadro clasificación
• Descripción y digitalización de los documentos

El pasado 4 y 5 de abril se celebraron en la Escuela Julián Besteiro de Madrid las jornadas «El Papel de los Archivos en la Defensa de los Derechos Humanos y La Memoria Histórica» organizadas por la Fundación 1º de Mayo, la Fundación Francisco Largo Caballero, la Plataforma Comisión de la Verdad y ANABAD.

La conferencia inaugural la realizó Federico Mayor Zaragoza (Presidente de la Fundación Cultura de Paz) que trazó una defensa de la Declaración Universal de los Derechos Humanos como núcleo del desarrollo fraternal de la humanidad y que definió el papel de los archivos como «pieza angular» para que, en los casos de los Estados que vulneran los derechos humanos, los activistas, juristas, víctimas e historiadores anulen la impunidad de los responsables de la represión.  La imprescindible labor del archivero en el tratamiento documental fue resaltada para estos casos cuyo fin, tras un proceso político y judicial basado en el trinomio Memoria, Verdad y Justicia, es integrarse en el Sistema Nacional de Archivos correspondiente (caso de Brasil) después de ser tratados,  posibilidad seguida por muchos países, en instituciones temporales ad hoc. Un marco jurídico garantista con las víctimas y los ciudadanos de acceso a la información y una sólida ética profesional son, así mismo, dos factores imprescindibles para consolidar los derechos ciudadanos .Se destacó el caso español dónde aún gran parte de los archivos relacionados con la actividad de la dictadura franquista permanecen clasificados por orden del Estado o en fundaciones privadas.

Por otro lado, Tobías Wunschik  (Agencia del Delegado Federal para los Documentos de la Stasi) explicó que Alemania es el único estado que gestiona archivos de dos dictaduras diferentes. Así mismo, expuso que la institución que custodia y trata los documentos de la Stati cuenta con un personal de 1200 profesionales (dos tercios mujeres) cuyo presupuesto asciende a 90 millones de euros anuales y que recibe 70.000 peticiones de revisiones de expedientes anuales.

Adaptarse a la actual realidad tecnológica por pura eficacia o por necesidad sociológica, y cumplir con la legislación vigente, obliga a las administraciones públicas a una implantación rápida y efectiva de procedimientos en electrónico, de cara a un eficaz, pero efímero, servicio a los ciudadanos y empresas que sean parte interesada en el procedimiento. No parece que se estén teniendo muy en cuenta con la misma rapidez cuestiones más de fondo a la hora de organizar, conservar y preservar la documentación que ya surge en ese entorno electrónico.

Parece claro que hay que redefinir los conceptos, técnicas y procesos relacionados con la gestión documental, pero también hay que recordar que es una obligación legal y una necesidad práctica adaptar y reinventar una metodología archivística que debe variar ciertos esquemas y revisar unos cuantos axiomas para que el servicio de archivo de las administraciones sigan teniendo un lugar preponderante en todo lo relativo a la administración electrónica y, como resultado natural, al archivo electrónico.

Se habla mucho de administración electrónica y poco de archivo electrónico. Se desarrollan programas, plataformas, sedes, etc. para la tramitación electrónica de procedimientos, para su acceso, para la interacción con los interesados, todo lo cual no solo es conveniente sino necesario, pero se sigue olvidando un tanto que la documentación producida por una organización, y más si es pública, no desaparece cuando finaliza el trámite administrativo para el que fue creada sino que, como cuando se hace sobre papel, hay que archivarla y gestionar al completo su ciclo de vida.

La administración electrónica da la oportunidad al archivo, si no lo había hecho ya antes, de adentrarse en las fases iniciales de la tramitación administrativa, ya que tanto en el registro como en las plataformas de gestión electrónica se incluyen herramientas que siempre ha utilizado el archivero: tipologías documentales, cuadros de clasificación, descripción de unidades documentales, definición de acceso, etc. Pero también cambian ciertos esquemas tradicionales, sobre todo con respecto a:

• la necesaria definición y gestión de los metadatos que se van generando a lo largo de todo el proceso;
• la redefinición del ciclo de vida documental (los plazos de transferencia son otros, incluso la misma transferencia como tal podría dejar de tener sentido);
• el encaje de los nuevos procedimientos en un nuevo calendario de conservación;
• la fiabilidad y seguridad: firma electrónica, sellado de tiempo, etc.;
• la preservación, …

Hay que resolver los problemas que están surgiendo de acceso y de conservación a largo plazo, además de asegurar la fiabilidad y autenticidad (a través de la implementación de plataformas de firma electrónica) de los documentos electrónicos. Hay que tener en cuenta la digitalización de documentos en soporte papel y su incorporación al proceso electrónico. Hay que abordar algo que seguirá existiendo durante largo tiempo, la gestión en este nuevo esquema de un expedientes híbrido que puede combinar distintos soportes y entornos de creación.