Los Archivos llevan viviendo unos años de cambios constantes. La documentación electrónica se abre paso y debe prevalecer sobre la documentación en papel. Ese es uno de los principales retos a los que se enfrentan desde la Administración Pública. Por suerte hay empresas que trabajan para dar solución a este tipo de problemática y dar respuesta a las necesidades de convivencia entre la documentación física y la digital.

Los pasados días 10 y 11 de noviembre tuvo lugar en Mérida el IV Congreso de Archiveros de Extremadura organizado por la Asociación de Archiveros de Extremadura. Desde Baratz patrocinamos dicho evento, junto a otras entidades, como proveedora de soluciones para la gestión automatizada de centros de documentación de archivo y, además, participamos en la misma con la ponencia “Albalá: nuevas soluciones para el Archivo”.

Bajo el título “El futuro de la gestión documental” distintas instituciones públicas y privadas presentaron sus soluciones para la gestión, la preservación y la conservación de la documentación de archivo. Con la vista puesta en la gran transformación en la que vivimos (presente ya y futuro de la profesión y del sector) el eje vertebrador y temático fué el Archivo Electrónico y el cumplimiento de la Ley 39/2015, cuyo plazo cumple en octubre de 2018 y que implica que toda administración pública debe producir ya solamente documentación en formato electrónico abandonando el papel.

Ha pasado tiempo desde la última evolución de Albalá, pero ya os podemos anunciar oficialmente que la nueva versión ve la luz. Albalá 7 llega tras un largo y duro trabajo de todo el equipo de Baratz. Se trata de un importante cambio a todos los niveles: funcional, técnico y estético.

 

Albalá 7 es una aplicación web que permite la gestión integral del archivo, tanto de los documentos y expedientes en papel como, aquí la gran novedad, de los electrónicos, generados y custodiados por una organización en el desempeño de sus actividades, garantizando el ingreso, el almacenamiento, la administración, el acceso y la difusión de los mismos.

Esta nueva versión surge como respuesta a un nuevo y exigente entorno funcional y tecnológico en la gestión de la documentación de archivo y de la transformación digital de la administración. Albalá 7 nace con el doble objetivo:

1. Renovar la gestión del Archivo Físico con una aplicación más ágil, moderna y sofisticada.
2. Gestionar la fase de archivo de los documentos y expedientes electrónicos y asegurar su preservación a largo plazo.

En este post trataremos de descubrir cuáles son esas novedades de la versión 7 de Albalá. Aquí un adelanto:

1. Nueva interfaz.
2. Descripción.
3. Herramientas de búsquedas mejoradas.
4. Ingesta de expedientes y documentos electrónicos.
5. Firma/Sellado electrónico.
6. Módulo de Conservación.
7. Módulo de Preservación Digital.
8. Multimedia (streaming).
9. Uso de esquemas de metadatos.
10. Renovación tecnológica.

Asistimos a un momento de grandes transformaciones donde absolutamente todo está tomando un nuevo rumbo. Todo está siendo sometido a una profunda transformación: la sociedad, el mercado laboral, las herramientas empleadas, nuestra forma de relacionarnos… y lo que lo está cambiando todo es la tecnología. Vivimos en una nueva revolución, una revolución tecnológica y digital. Es la Era de la transformación digital… y ésta también ha llegado (y de qué manera) al mundo de los Archivos.

Esta transformación digital es un reto y un desafío, pero brinda también una oportunidad de innovación a los archivos y a sus actores. Una oportunidad para tomar el protagonismo en la nueva Administración electrónica que va implantándose, y una oportunidad también en relación a la transparencia, la participación y el papel que se le va otorgando a la ciudadanía.

En el contexto de ésta transformación digital, ponemos de relieve aquellos retos a los que (en nuestra opinión) el sector de Archivos está dando ya o debería de dar respuesta en los próximos años.