El Ayuntamiento de Barcelona ha dado un paso al frente en cuento a la instrumentación todo el proceso de gestión documental de su Administración municipal. Es por ello por lo que han elaborado una Política de Gestión Documental con la cual determinar los principios que rigen la gestión integral de los documentos municipales desde su creación (tanto en papel como en electrónico) y en la cual se fijan los instrumentos de gestión y la asignación de roles y responsabilidades para llevarla a cabo.

Según informa la propia página web del Arxiu Municipal de Barcelona:

De esta manera, desde nuestra administración continuamos la línea marcada por la ISO 15489 sobre gestión de documentos y también seguida por otras administraciones públicas que han optado por la creación de un marco general que permita la creación y gestión de documentos auténticos, fiables y utilizables, capaces de apoyar las funciones y actividades de la organización durante el tiempo que se necesite.

Sin duda que es un instrumento necesario en el cual la coexistencia del papel y lo electrónico es una realidad. Una realidad en la cual es necesaria la identificación de instrumentos para la aplicación de los principios (mencionados a continuación) y el establecimiento de responsabilidades para llevarlos a la práctica.

El catálogo del Archivo Municipal de Barcelona ya está accesible desde Internet, donde se podrá consultar a través de un nuevo portal realizado sobre la herramienta de publicación MediaSearch, el nuevo producto de Baratz para la publicación de información.

El pasado viernes, 17 de Abril, se hizo público a los medios el catálogo online habilitado por el Archivo Municipal de Barcelona para acceder a sus fondos documentales históricos. Un total de más de 900.000 imágenes digitalizadas de unos 42.000 documentos pertenecientes a los distintos centros que integran el Archivo Municipal: Archivo Histórico, Archivo Contemporáneo, Archivo Fotográfico y los diez archivos de los distritos de la ciudad.

El catálogo en línea del Arxiu Municipal de Barcelona contiene más de 500.000 descripciones de documentos del gobierno municipal y de la administración de la ciudad, también ofrece información de otras fuentes y colecciones de procedencia privada. Una parte de estas descripciones contienen imágenes digitalizadas, fotografías, planos, carteles, dibujos, grabados y documentos de texto que ahora, tanto los profesionales como la ciudadanía, podrán consultar en línea.

El acceso a ésta documentación histórica es libre y gratuita para la ciudadanía y respeta siempre la normativa sobre protección de datos personales y la propiedad intelectual.

Como publica el “Butlletíe Informatiu de l’Associació d’Arxivers-Gestors de Documents de Catalunya” de noviembre/diciembre 2014, el Arxiu Municipal de Barcelona presenta su catálogo en línea en su Web a través de la solución MediaSearch.

Entre otra información, en el artículo se reseña:

“…se ha diseñado un OPAC (Online Public Acces Catalog) que permite realizar búsquedas y recuperar las descripciones y las imágenes de los diferentes centros de sistema Municipal de Archivos de manera fácil y amigable.

El catálogo en línea permite realizar búsquedas simples en todos los campos de la descripción o búsquedas avanzadas, en las que se puede delimitar el centro y el fondo en el que se quiere realizar la búsqueda. Cuenta también con filtros para fechas, tipo de documento, autores y descriptores.

El buscador permite discernir entre registros con objetos digitales o sin objetos digitales. Destaca también la agrupación de los resultados de las búsquedas por facetas, ya sea centro, materias o fecha, entre otros.

En la página principal del OPAC se ofrecen una serie de búsquedas predeterminadas para lugares y personas. También hay a la vista del usuario los registros más consultados y las últimas descripciones añadidas al catálogo.

A través de este nuevo instrumento, se puede ofrecer el acceso digital a una parte representativa los fondos custodiados en el Archivo Municipal de Barcelona, teniendo en cuenta que últimamente el ritmo de la digitalización de los fondos y colecciones se ha ido incrementando…”