Hace escasos días han salido publicados en la publicación online «American Libraries» nuevos datos sobre los sistemas bibliotecarios en EE.UU., con especial atención (como es habitual) a lo que se está haciendo fuera de sus fronteras, y realizado por Marshall Breeding.

Dicho informe destaca la situación del mercado mundial de la automatización bibliotecaria del año 2013, y que cuyo autor viene realizando desde el año 2002, así como las tendencias relativas a los productos estratégicos de tecnología y servicios. En esta ocasión, y como en años anteriores, Baratz es mencionada en el informe:

Baratz, con sede en Madrid, desarrolla Absys y AbsysNET para las bibliotecas, principalmente en las regiones de habla hispana. Es dominante en la mayoría de las regiones y tiene una posición minoritaria en los países vecinos y una creciente presencia en América Latina. Este año la compañía ha completado el desarrollo de AbsysNET 2.1 con mejoras en todos los módulos, incluyendo la expansión de las funciones sociales en su catálogo en línea.

Baratz pone a disposición de las pymes BKMplus, la solución para la gestión integral de los documentos electrónicos en todo su ciclo de vida. Desde su creación (escaneado, carga manual o automática,…) hasta la conservación a largo plazo (módulo de Preservación).

Con BKMplus cada departamento podrá gestionar sus procesos aportando eficiencia y eficacia en la búsqueda y en la recuperación de documentos y expedientes. Podrá buscar por todo el contenido del documento (PDF, Word, Excel,…) y también podrá buscar por sus metadatos (fecha, departamento, autor, cliente,…) BKMplus elimina el tiempo dedicado a la clasificación de la documentación, encuentra de manera rápida los documentos y controla los procesos de trabajo, asegurando en todo momento su ejecución y el correcto funcionamiento de la organización.

BKMplus es la evolución tecnológica de un gestor documental hacia la gestión del documento/expediente electrónico, siendo uno de sus principales objetivos facilitar el paso de la gestión de la documentación en papel a la electrónica.

BKMplus se fundamenta con las siguientes características:

• Repositorio centralizado de documentación electrónica.
• Organización y clasificación automática o manual
• Gestión de procesos (WorkFlows)
• Búsqueda y recuperación eficaz de documentos
• Firma electrónica y sellado de tiempo
• Gestión de usuarios y control de seguridad
• Gestión de las publicaciones de los documentos
• Control de versiones
• Amplias posibilidades de integración con otras herramientas

Para aprovechar las ventajas de los sistemas de información modernos, los documentos deben ser convertidos en datos electrónicos.

Esto generalmente es un procedimiento rápido, rendimiento medido por sólo unos pocos minutos por página. Sin embargo, cuando el volumen se multiplica por miles y miles de documentos, las pequeñas diferencias se convierten en importantes.

En la siguiente tabla se muestra cómo organizaciones con soluciones de gestión documental en la fase inicial de captación consiguen una mayor rapidez, una mejor clasificación y categorización de estos datos y mejoran considerablemente la búsqueda en su biblioteca de documentos electrónicos, para encontrar de forma rápida y exacta lo que necesitaban. (Aberdeen Group, February 2012)