Las bibliotecas pueden modificar y crear todo tipo de cartas a través de AbsysNet. Tanto cartas para proveedores como cartas de reclamación de préstamos para aquellas personas que no devuelven los materiales a tiempo. Se sugiere que en este último tipo de cartas haya varios modelos: uno para el público adulto (o general) y otro para el público infantil. El objetivo principal es adaptar y, por qué no, «suavizar» las palabras cuando la biblioteca se dirige a menores.

Hace unas semanas la Biblioteca Pública del Estado en Albacete recibió una entrañable carta de una lectora de 9 años pidiendo disculpas por no devolver los materiales que se le prestaron a tiempo. Bueno, en realidad, los préstamos los había realizado su padre con el carné de la biblioteca de su hija. La pequeña se llevó un disgusto al recibir la carta de reclamación de préstamo de la biblioteca. Además, aprovechaba para pedir que no fuera penalizada por tal descuido. Tal y como manifestaba la joven, para ella «los libros son una caja que dentro tienen un montón de ilusión, magia y, sobre todo, imaginación».

Un escaparate online llamativo, único y convincente puede ayudar a las bibliotecas a atraer a más personas hacia ellas. Junto a la página web, el catálogo online es esa cara visible de la colección de las bibliotecas y uno de los elementos que les permite mostrarse como ellas quieren y desean. En el mundo comercial para aumentar las ventas se utilizan técnicas de escaparatismo, en AbsysNet hemos estudiado la idea y la hemos trasladado a la aplicación. Para ello incorporamos una herramienta que nos permite crear “escaparates” para hacer más visibles los fondos de las bibliotecas, y al que comúnmente le hemos denominado Carrusel de imágenes.

Hace tiempo hablamos sobre el carrusel de portadas, pero vamos a explicar paso a paso cómo crear un escaparate digital al considerar que esta herramienta tiene mucho potencial para las bibliotecas. Ahora bien, para lograr un carrusel de imágenes exitoso, se debe contar con unas premisas básicas: conocer los gustos de las personas usuarias de la biblioteca y el fondo, y saber qué enfoque se quiere dar al centro. 

La finalidad de los Archivos es custodiar, conservar y facilitar el acceso a los documentos, independientemente del formato (físico o electrónico), con el fin de apoyar y acreditar la gestión de la administración, asegurar derechos de los ciudadanos, fomentar la investigación científica, así como el conocimiento del pasado y difundir el patrimonio documental histórico. Para llevar a cabo esta labor, los profesionales del Archivo realizan diversas labores de tratamiento documental que tienen como objetivo su identificación, organización, clasificación, valoración y conservación.

Los sistemas de gestión de documentos de archivo permiten realizar estas tareas de forma digital y suponen un apoyo fundamental e imprescindible, en la actualidad, en las tareas archivísticas. Apoyo no solamente en la realización del trabajo propio del archivero o documentalista, sino con herramientas de control y de auditoría del propio trabajo que ayuda a los usuarios administradores y responsables del sistema a controlar la actividad y el uso que se hace de él.

Esta funcionalidad de auditoría cobra mayor importancia cuando hablamos del Archivo Electrónico Único, puesto que dota de mayor seguridad y control sobre el uso (altas, modificaciones, eliminaciones, etc.) y el acceso al sistema.