Baratz pone a disposición de las pymes BKMplus, la solución para la gestión integral de los documentos electrónicos en todo su ciclo de vida. Desde su creación (escaneado, carga manual o automática,…) hasta la conservación a largo plazo (módulo de Preservación).

Con BKMplus cada departamento podrá gestionar sus procesos aportando eficiencia y eficacia en la búsqueda y en la recuperación de documentos y expedientes. Podrá buscar por todo el contenido del documento (PDF, Word, Excel,…) y también podrá buscar por sus metadatos (fecha, departamento, autor, cliente,…) BKMplus elimina el tiempo dedicado a la clasificación de la documentación, encuentra de manera rápida los documentos y controla los procesos de trabajo, asegurando en todo momento su ejecución y el correcto funcionamiento de la organización.

BKMplus es la evolución tecnológica de un gestor documental hacia la gestión del documento/expediente electrónico, siendo uno de sus principales objetivos facilitar el paso de la gestión de la documentación en papel a la electrónica.

BKMplus se fundamenta con las siguientes características:

• Repositorio centralizado de documentación electrónica.
• Organización y clasificación automática o manual
• Gestión de procesos (WorkFlows)
• Búsqueda y recuperación eficaz de documentos
• Firma electrónica y sellado de tiempo
• Gestión de usuarios y control de seguridad
• Gestión de las publicaciones de los documentos
• Control de versiones
• Amplias posibilidades de integración con otras herramientas

Para aprovechar las ventajas de los sistemas de información modernos, los documentos deben ser convertidos en datos electrónicos.

Esto generalmente es un procedimiento rápido, rendimiento medido por sólo unos pocos minutos por página. Sin embargo, cuando el volumen se multiplica por miles y miles de documentos, las pequeñas diferencias se convierten en importantes.

En la siguiente tabla se muestra cómo organizaciones con soluciones de gestión documental en la fase inicial de captación consiguen una mayor rapidez, una mejor clasificación y categorización de estos datos y mejoran considerablemente la búsqueda en su biblioteca de documentos electrónicos, para encontrar de forma rápida y exacta lo que necesitaban. (Aberdeen Group, February 2012)

ECM son las siglas en inglés de Enterprise Content Management, en español, Gestión de Contenido Empresarial.

Las herramientas y estrategias ECM permiten la gestión de información no estructurada dondequiera que esta se encuentre. Los sistemas ECM deben poder manejar los tipos tradicionales de contenido: imágenes, documentos Office, gráficos, planos, así como los nuevos «objetos» electrónicos: páginas y contenidos Web, e-mail, video y otros recursos ricos en información, durante todo el ciclo de vida de ese contenido, con las garantías de integridad, legibilidad y accesibilidad a largo plazo.

Conseguir el éxito en ECM depende del esfuerzo que se invierta en tecnología, formación y planificación. Esta inversión comienza con elección de una buena estrategia.

Desde el punto de vista de Baratz, la estrategia en administración electrónica se dirige a la creación de soluciones para facilitar la gestión de todo tipo de documentos de forma integrada con el negocio de los clientes y en la implantación de las Tecnologías de la Información para llegar a la oficina sin papeles. Las soluciones se diseñan para ofrecer la mejora continua en la gestión de la información, aumentado la efectividad, reduciendo los costes y mejorando el servicio ofrecido.