Es una necesidad de las instituciones públicas que los archivos, tanto de trámite/oficina como de concentración/intermedios e históricos, trabajen de forma coherente a lo largo del ciclo vital de la información documental. Los archivos deben funcionar como un sistema integrado y no como unidades aisladas y desvinculadas, para una mejor y eficaz gestión y de administración de documentos de archivos.

Los archivos de una institución deben compartir en forma estandarizada sistemas, métodos e instrumentos formales para la gestión de los documentos. Por ello, el disponer de un software para la realización de las tareas archivísticas de descripción, clasificación, ordenación, y valoración es una herramienta imprescindible en esa labor de de crear un Sistema de Archivos.

Es por ello, que entre las principales ventajas de disponer de un software de gestión integral 100% web de Archivos se encuentra el poder conformar y gestionar toda la red de centros de archivos que conforman el Sistema de Archivos de una institución u organismo.

Un excelente ejemplo que podemos citar, es el uso que hace el Instituto Nacional de Bellas Artes de México (INBA) del potencial de AlbaláNet. El INBA es una institución nacional, con centros distribuidos por todo México. Las actividades desarrolladas por el INBA abarcan las diferentes manifestaciones en los campos de la música, la danza, las artes plásticas, la arquitectura, la literatura y el teatro, para lo cual cuenta con centros como: Museos, Compañías Artísticas Nacionales, Orquesta Sinfónica Nacional, Escuelas de educación artística, Conservatorios, etc, etc. Junto a estos centros, la red está conformada también por las unidades internas administrativas de la institución: Dirección General, Dirección Jurídica, Recursos Humanos,…

Si buscas la palabra “archivo” en el Diccionario de la Real Academia Española puede que se quede un poco corta la definición. Es correcta… pero hoy queremos mostraros los motivos principales de la necesidades de los archivos en la sociedad. Mostrar su valor y su utilidad tanto para ciudadanos de a pie, como para investigadores. Los archivos son entidades abiertas al público (a su público) y tratan (y consiguen) de hacer que nuestra memoria no nos falle nunca.

Lástima que no se le de la importancia que tienen (¡muchísima!) y lástima que en muchas ocasiones (y organizaciones, y juzgados, y empresas…) no se le dé más importancia (o una oportunidad) al archivero / gestor documental. Dejando las penas atrás, y festejando el Día Internacional de los Archivos, compartimos con vosotros los 10 motivos principales de la necesidades de los archivos en la sociedad.

Los próximos días 28, 29 y 30 de mayo se celebrarán en Gijón las XIV Jornadas Españolas de Documentación y que girarán en torno al lema: “Cultura Abierta – Conocimiento Compartido”

Unas Jornadas más Abiertas a todos los niveles y dirigidas a todos los gestores y profesionales implicados en la Sociedad de la Información. Bibliotecas, archivos, museos y centros de documentación, y otros sectores íntimamente relacionados: periodistas, educadores, investigadores y sector TIC, todos ellos tendrán cabida en esta XIV edición de las Jornadas Españolas de Documentación.

Por supuesto que en este 2015 tampoco íbamos a faltar a la cita (ya lo dijimos en las anteriores jornadas en Toledo)… Y lo volvemos a hacer como patrocinadores de las jornadas y patrocinadores de la conferencia inaugural “Libraries, a Call to Action” a manos de Donna Scheeder (Presidenta electa de la IFLA).

Volviendo la mirada atrás… queremos recordar un premio muy especial que recibimos en las jornadas de Fesabid de 1994 (¡¡hace ya 21 años!!). Fue el Premio al Mejor producto español de información electrónica y que recogió Juan Beitia (presidente de Baratz) de manos de Tomàs Baiget. ¡¡Qué jovencísimos!!