El pasado 14 de marzo se cumplió un año desde que en España se decretara el estado de alarma para hacer frente a la expansión de la COVID-19. El Gobierno hizo uso de este mecanismo, previsto en el artículo 116 de la Constitución española, con el fin de garantizar la protección de la salud de los ciudadanos, la contención de la enfermedad y el refuerzo del sistema de salud pública. A día de hoy, seguimos luchando contra este virus y seguimos sufriendo las consecuencias que ha traído esta crisis sanitaria.

Inmersos en plena ola de transformación digital desde hace ya un tiempo, la pandemia ha destacado la importancia de los archivos y los servicios que ofrece, a la ciudadanía y a los trabajadores de las organizaciones para el desempeño de su trabajo, suponiendo una toma de conciencia de la importancia de su digitalización y automatización. Es importante el papel de la digitalización en los archivos, no solo para la conservación de sus fondos, sino para ofrecer un acceso eficiente a todos los usuarios y más en los tiempos que corren.

El acceso a documentación a través de internet se ha convertido, en el mundo conectado en el que vivimos, en uno de los medios imprescindibles para dar a conocer y difundir los fondos documentales de nuestro Archivo. MediaSearch responde a esta necesidad con la creación de un portal web desde donde mostrar el contenido de forma intuitiva y atractiva al usuario; destacando la descripción, los metadatos de los documentos y los objetos digitales que representan.

Pero, en la actualidad, no basta con tener un portal en el que poder consultar la documentación, es importante tener una herramienta que asegure un acceso rápido a la información añadida recientemente. Por ello, además de contar con estadísticas para conocer más a los usuarios, MediaSearch facilita la creación de alertas informativas que permiten recibir correos electrónicos periódicos con las últimas incorporaciones de los temas y búsquedas documentales que nos despierten más interés.

MediaSearch es una herramienta que pone a disposición de los usuarios grandes volúmenes de documentación de una manera fácil e intuitiva. Sus herramientas de búsqueda están pensadas para que tanto usuarios sin experiencia en búsquedas documentales como los usuarios expertos e investigadores puedan encontrar la documentación deseada. Por ello, el objetivo principal es que las búsquedas sean sencillas y efectivas.

De esta forma, MediaSearch posibilita el buscar, localizar y consultar la documentación de una forma rápida, y sin ir al Archivo, convirtiendo al acceso web en el método de consumo de la información,  imprescindible actualmente, y en las auténticas salas de consulta de los Archivos y los centros de documentación.

Sin embargo, esta forma de acceder a la documentación supone un cambio en el modelo tradicional y tiene efectos y consecuencias. ¿Ya no vendrán los usuarios al Archivo? ¿Cómo sabré cuantas personas consultan y acceden a la documentación? Es más, ¿tengo usuarios? O cómo sabré también qué consultan, qué les interesa a los usuarios, o si están encontrando la documentación que necesitan. El cambio es significativo. Cuando el usuario (llamémosle investigador o solicitante de documentación) viene al Archivo a consultar o a solicitar una documentación, le ponemos cara, normalmente sabemos su nombre, sabemos qué documentación consulta. Es una actividad y una relación física, presencial y personal. La transformación digital que se está produciendo en los Archivos y Centros de Documentación que disponen de sus fondos documentales digitalizados en la web y permiten su consulta de forma virtual están viendo cómo cambia la relación con su consumidor, con su usuario. Y esto, lógicamente, preocupa…