La finalidad de los Archivos es custodiar, conservar y facilitar el acceso a los documentos, independientemente del formato (físico o electrónico), con el fin de apoyar y acreditar la gestión de la administración, asegurar derechos de los ciudadanos, fomentar la investigación científica, así como el conocimiento del pasado y difundir el patrimonio documental histórico. Para llevar a cabo esta labor, los profesionales del Archivo realizan diversas labores de tratamiento documental que tienen como objetivo su identificación, organización, clasificación, valoración y conservación.

Los sistemas de gestión de documentos de archivo permiten realizar estas tareas de forma digital y suponen un apoyo fundamental e imprescindible, en la actualidad, en las tareas archivísticas. Apoyo no solamente en la realización del trabajo propio del archivero o documentalista, sino con herramientas de control y de auditoría del propio trabajo que ayuda a los usuarios administradores y responsables del sistema a controlar la actividad y el uso que se hace de él.

Esta funcionalidad de auditoría cobra mayor importancia cuando hablamos del Archivo Electrónico Único, puesto que dota de mayor seguridad y control sobre el uso (altas, modificaciones, eliminaciones, etc.) y el acceso al sistema.

En artículos anteriores se han comentado las diferentes opciones de AbsysNet sobre cómo realizar bibliografías, la posibilidad de sacar partido a las DSI o cómo almacenar consultas para que el lector pueda acceder desde el catálogo a dichos documentos o a las nuevas adquisiciones de la biblioteca. En esta cápsula se va a comentar cómo imprimir o enviar por correo electrónico dichas bibliografías, DSI o consultas al catálogo desde la interfaz de trabajo (u opac) y su posibilidad de configuración por parte de los lectores.

Para realizar estas acciones, existen en la aplicación plantillas dentro de AbsysNet que facilitan la impresión o envío por email de la información de los documentos. Estas plantillas se pueden personalizar para adecuarlas a las necesidades de la biblioteca o al tipo de lector que tenemos en la biblioteca. Si el lector solo quiere una información abreviada de los documentos porque lo que necesita es tener solo una referencia de ellos, se puede añadir nuevos formatos con los campos más relevantes de los libros. Por otro lado, se puede crear otro tipo de plantillas con más campos para investigadores, documentalistas o profesionales que puedan necesitar una información más detallada de los documentos.

El tiempo es un recurso difícilmente recuperable. De su buena gestión depende, en gran medida, el éxito de cualquier actividad o proyecto. El tiempo es oro, tanto en nuestra vida personal como profesional, y es por eso por lo que te queremos contar cómo aprovecharlo al máximo mientras trabajas con el SIGB AbsysNet de tu biblioteca.

Hay multitud de tareas diferentes dentro de AbsysNet en las que se pueden encontrar pequeñas ayudas para el día a día. Por ejemplo, AbsysNet permite a las bibliotecas gestionar todos los aspectos de las mismas, desde la catalogación de los fondos hasta la facturación de los pedidos, sin olvidar el más evidente del préstamo. En esta Cápsula nos gustaría centrarnos en 3 tareas diferentes que te facilitarán el trabajo y te ayudarán a ahorrar un tiempo considerable.