Los Archivos llevan viviendo unos años de cambios constantes. La documentación electrónica se abre paso y debe prevalecer sobre la documentación en papel. Ese es uno de los principales retos a los que se enfrentan desde la Administración Pública. Por suerte hay empresas que trabajan para dar solución a este tipo de problemática y dar respuesta a las necesidades de convivencia entre la documentación física y la digital.

Los pasados días 10 y 11 de noviembre tuvo lugar en Mérida el IV Congreso de Archiveros de Extremadura organizado por la Asociación de Archiveros de Extremadura. Desde Baratz patrocinamos dicho evento, junto a otras entidades, como proveedora de soluciones para la gestión automatizada de centros de documentación de archivo y, además, participamos en la misma con la ponencia “Albalá: nuevas soluciones para el Archivo”.

Bajo el título “El futuro de la gestión documental” distintas instituciones públicas y privadas presentaron sus soluciones para la gestión, la preservación y la conservación de la documentación de archivo. Con la vista puesta en la gran transformación en la que vivimos (presente ya y futuro de la profesión y del sector) el eje vertebrador y temático fué el Archivo Electrónico y el cumplimiento de la Ley 39/2015, cuyo plazo cumple en octubre de 2018 y que implica que toda administración pública debe producir ya solamente documentación en formato electrónico abandonando el papel.

La Biblioteca Valenciana Nicolau Primitiu ha creado un nuevo Catálogo de Autoridades y se suma así a los otros dos catálogos ya existentes: el Catálogo de Fondos de la Biblioteca Valenciana y el Catálogo Colectivo de Patrimonio Bibliográfico Valenciano. Entre dichos catálogos suman un total de más de 730.000 registros bibliográficos.

El nuevo catálogo permite el acceso a cualquier persona e institución que desee consultar las autoridades o formas normalizadas de autores personales, entidades, títulos uniformes, lugares o materias según las reglas internacionales.

Actualmente ofrece acceso a 203.142 registros, pero se irá completando con nuevos registros (con especial atención a los autores, entidades y topónimos valencianos)

Este catálogo, llamado Catálogo de Autoridades, ofrece actualmente acceso a 203.142 registros, de los cuales hay 146.069 registros de autoridad de persona, 18.399 registros de autoridad de entidades, 4.521 registros de autoridad de congresos, 2.741 registros de autoridad de títulos uniformes, 20.533 registros de autoridad de materias, 4.092 registros de autoridad de nombres geográficos y 6.785 registros de autoridad de subencabezamientos de diferentes tipos.

Actualmente las bibliotecas y centros especializados ofrecen a sus usuarios una tipología de documentos muy variada, y que van más allá de los libros impresos, como por ejemplo archivos de ordenador, imágenes, libros electrónicos, accesos a recursos externos…

Un fondo muy especial es el gráfico, que puede incluir fotografías impresas, archivos de ordenador de imagen o permalinks a archivos localizados en repositorios externos de imágenes. Podemos encontrarnos con fondos compuestos por carteles, fotografías de la localidad, imágenes de concursos de la biblioteca, etc.

A continuación, os daremos las claves para la gestión de vuestro fondo gráfico a través del Módulo Multimedia del SIGB AbsysNet.

AbsysNet y el Módulo Multimedia nos permiten gestionar de forma eficaz nuestra colección gráfica:

• Describir el documento en el rico formato MARC: la descripción de la imagen en el formato MARC permite realizar búsquedas eficaces y exportaciones del documento a otros formatos.
• Almacenar el archivo de ordenador en la aplicación: el módulo multimedia nos da la posibilidad de almacenar el archivo de ordenador de imagen, asegurando su conservación y difusión.
• Describir documentos de otros repositorios: podemos enlazar archivos de imágenes localizados en otros repositorios e incluirlos en AbsysNet.
• Poner a disposición del usuario el documento gráfico a través del opac.
• Gestionar el documento físico (préstamos, localización, reservas): la gestión de ejemplares de AbsysNet nos permite gestionar las imágenes impresas, asegurando su localización y préstamo a usuarios.