Adaptarse a la actual realidad tecnológica por pura eficacia o por necesidad sociológica, y cumplir con la legislación vigente, obliga a las administraciones públicas a una implantación rápida y efectiva de procedimientos en electrónico, de cara a un eficaz, pero efímero, servicio a los ciudadanos y empresas que sean parte interesada en el procedimiento. No parece que se estén teniendo muy en cuenta con la misma rapidez cuestiones más de fondo a la hora de organizar, conservar y preservar la documentación que ya surge en ese entorno electrónico.

Parece claro que hay que redefinir los conceptos, técnicas y procesos relacionados con la gestión documental, pero también hay que recordar que es una obligación legal y una necesidad práctica adaptar y reinventar una metodología archivística que debe variar ciertos esquemas y revisar unos cuantos axiomas para que el servicio de archivo de las administraciones sigan teniendo un lugar preponderante en todo lo relativo a la administración electrónica y, como resultado natural, al archivo electrónico.

Se habla mucho de administración electrónica y poco de archivo electrónico. Se desarrollan programas, plataformas, sedes, etc. para la tramitación electrónica de procedimientos, para su acceso, para la interacción con los interesados, todo lo cual no solo es conveniente sino necesario, pero se sigue olvidando un tanto que la documentación producida por una organización, y más si es pública, no desaparece cuando finaliza el trámite administrativo para el que fue creada sino que, como cuando se hace sobre papel, hay que archivarla y gestionar al completo su ciclo de vida.

La administración electrónica da la oportunidad al archivo, si no lo había hecho ya antes, de adentrarse en las fases iniciales de la tramitación administrativa, ya que tanto en el registro como en las plataformas de gestión electrónica se incluyen herramientas que siempre ha utilizado el archivero: tipologías documentales, cuadros de clasificación, descripción de unidades documentales, definición de acceso, etc. Pero también cambian ciertos esquemas tradicionales, sobre todo con respecto a:

• la necesaria definición y gestión de los metadatos que se van generando a lo largo de todo el proceso;
• la redefinición del ciclo de vida documental (los plazos de transferencia son otros, incluso la misma transferencia como tal podría dejar de tener sentido);
• el encaje de los nuevos procedimientos en un nuevo calendario de conservación;
• la fiabilidad y seguridad: firma electrónica, sellado de tiempo, etc.;
• la preservación, …

Hay que resolver los problemas que están surgiendo de acceso y de conservación a largo plazo, además de asegurar la fiabilidad y autenticidad (a través de la implementación de plataformas de firma electrónica) de los documentos electrónicos. Hay que tener en cuenta la digitalización de documentos en soporte papel y su incorporación al proceso electrónico. Hay que abordar algo que seguirá existiendo durante largo tiempo, la gestión en este nuevo esquema de un expedientes híbrido que puede combinar distintos soportes y entornos de creación.

Durante el año 2013 uno de los nuevos productos de Baratz; mediaSearch, ha tenido una excelente acogida y ha despertado gran interés en las distintas presentaciones que se han realizado. Algunos de nuestros clientes ya lo han adquirido: Archivo del Territorio Histórico de Álava, Museo del Prado, Archivo Municipal de Málaga, y se encuentran en la actualidad en plena fase de implantación.

Baratz ha diseñado mediaSearch con el objetivo de disponer de un “recolector / buscador» de información que permita indexar sobre un mismo entorno de búsqueda colecciones extraídas mediante el protocolo OAI-PMH. Además, este aplicativo es compatible con los distintos productos: absysNET, AlbalaNET y BKM. Configurable como buscador único de diferentes repositorios de información,  mejora las funciones tradicionales de consulta y el entorno de visualización.

Con la incorporación del Museo Thyssen Bornemisza son ya 48 museos los que han apostado por la implantación de absysNET para la gestión de sus bibliotecas, bien a través de redes o bien de modo individual.

Entre otros museos que utilizan nuestras aplicaciones para bibliotecas podemos encontrar al Museo del Prado, el Museo Nacional Centro de Arte Reina Sofía, el Museo Guggenheim, el Centro Atlántico de Arte Moderno (CAAM), el Museo de Bellas Artes de Bilbao, el Instituto Valenciano de Arte Moderno (IVAM), Museo de Arte Contemporáneo de Castilla y León (MUSAC) y el Museu de Vilafamés Vicente Aguilera Cerni. Además de redes como la Red de Museos Estatales (BIMUS), la Red de Centros de Documentación y Bibliotecas especializadas de Andalucía (Red IDEA), la Red de Bibliotecas Canarias (BICA) y la Red de Bibliotecas de Castilla y León (RABEL).

Pero el Museo Thyssen Bornemisza no sólo han contado con Baratz para la implantación del Sistema de Gestión de Bibliotecas, si no también con nuestros Servicios Profesionales de Gestión Documental para llevar a cabo a cabo tareas de etiquetado en la biblioteca.