Los metabuscadores son sistemas que localizan información en los motores de búsqueda más usados, carecen de base de datos propia por lo que usan las de otros buscadores; y por otro lado, los gestores de enlaces son herramientas que utilizan el estándar OpenURL para construir enlaces entre la información de referencia recuperada y su contenido, ya sea en forma de bases de datos a texto completo, en forma de revista electrónica u otros documentos.

La principal ventaja de los metabuscadores es que amplían de forma notoria el ámbito de las búsquedas que realizamos, proporcionando mayor cantidad de resultados. Y respecto a los gestores de enlaces, un OpenURL es similar a una dirección web, pero en lugar de referirse a un sitio web físico, se refiere a un artículo, un libro, una patente u otro recurso dentro de un sitio web. Las bibliotecas, los archivos y los centros de documentación son los lugares más comunes para encontrar OpenURLs, ya que pueden ayudar a los usuarios de Internet a encontrar una copia de un recurso al que de otro modo tendrían acceso limitado.

Como ya sabemos aquello que no está en la web no existe, por extensión todos aquellos archivos que no están en la web, bien en la página oficial de su institución, empresa, página web propia,… es como si no existieran. Esto lo tuvo muy claro, ya a finales del siglo pasado, la primera institución pionera en España de tener acceso web a sus documentos: el Centro de Patrimonio Documental de Euskadi, proyecto iniciado en 1991 y que vería la luz en 1998.

Este es un motivo muy importante por el cual tener visibilidad web pero además hay otros dos motivos de peso:

El primero sería la Ley de Transparencia y que aparece publicada en el BOE el 10 de diciembre de 2013 donde se dice que “ La transparencia, el acceso a la información pública y las normas de buen gobierno deben ser los ejes fundamentales de toda acción política” y “La presente Ley tiene un triple alcance: incrementa y refuerza la transparencia en la actividad pública –que se articula a través de obligaciones de publicidad activa para todas las Administraciones y entidades públicas–, reconoce y garantiza el acceso a la información –regulado como un derecho de amplio ámbito subjetivo y objetivo– y establece las obligaciones de buen gobierno que deben cumplir los responsables públicos así como las consecuencias jurídicas derivadas de su incumplimiento –lo que se convierte en una exigencia de responsabilidad para todos los que desarrollan actividades de relevancia “.

Y el segundo la creación de un proyecto a nivel europeo APEnet (2005) y que varios años después (2008) se presentó a la comunidad internacional. Su puesta en marcha sería un año después 2009 contando con la participación de 12 instituciones y la colaboración con Europeana; entre estas instituciones se encuentran instituciones de España. Proyecto que lo que pretende es que se accedan a los documentos de los archivos nacionales a través de un punto de acceso común.