El Centro de Documentación online de Amnistía Internacional está gestionado desde 2006 con BKM, una herramienta de Baratz de gestión Documental. Nació con la voluntad de poner a disposición de todas aquellas personas que la necesitaran la documentación que genera Amnistía Internacional sobre su trabajo por los derechos humanos en todo el mundo.

El objetivo principal era dar unidad y utilidad a toda esa información, creando nuevas formas de acceso que resultaran más eficaces, rápidas y sencillas. Para la consecución de este objetivo consideramos que era importante que la herramienta que gestionara el Centro de Documentación lo hiciera desde una única base datos que alojara diversos tipos de objetos documentales, y que además, pudiera discriminar el acceso a éstos entre diferentes tipos de usuarios.

Otro aspecto importante era que se pudiera realizar una búsqueda por texto libre, facilitando así la obtención de resultados cuando la selección de los campos de materia/descriptor en un escenario de búsqueda avanzada no estaba clara por parte de las personas que usan la herramienta. Este fue, de hecho, uno de los requisitos que se testearon en una encuesta de usuarios y usuarias de diferentes niveles de «conocimiento» en listas de materias y tesauros especializados en derechos humanos que se realizó para definir varios aspectos del centro de documentación, entre los que se encontraban algunos aspectos del diseño de la interfaz pública y las opciones de búsqueda.

En los pasados días 7 y 8 de noviembre se celebró la XXI Asamblea Anual de la Red de Bibliotecas Universitarias (y que Baratz patrocinó) en la Universidad de Zaragoza, y cuyo finalidad era la evaluación de la actividad de la organización y la propuesta de nuevos objetivos a desarrollar.

Recientemente ha salido publicada la Declaración sobre dicha asamblea y donde se puede destacar la nueva definición que se propone de biblioteca, la promoción del acceso abierto a falta de presupuesto y por la falta de coordinación ante nuevos modelos de adquisición, además de una palpable inquietud sobre la aprobación en los próximos meses de una reforma de la Ley de Propiedad Intelectual.

Definición de biblioteca propuesta: «La Biblioteca es un centro de recursos para el aprendizaje, la docencia y la investigación y las actividades relacionadas con el funcionamiento y la gestión de la Universidad /Institución en su conjunto. La biblioteca tiene como misión facilitar el acceso y la difusión de los recursos de información y colaborar en los procesos de creación del conocimiento a fin de contribuir a la consecución de los objetivos de la Universidad/Institución, realizando las actividades que esto implica de forma sostenible y socialmente responsable.»

ECM son las siglas en inglés de Enterprise Content Management, en español, Gestión de Contenido Empresarial.

Las herramientas y estrategias ECM permiten la gestión de información no estructurada dondequiera que esta se encuentre. Los sistemas ECM deben poder manejar los tipos tradicionales de contenido: imágenes, documentos Office, gráficos, planos, así como los nuevos «objetos» electrónicos: páginas y contenidos Web, e-mail, video y otros recursos ricos en información, durante todo el ciclo de vida de ese contenido, con las garantías de integridad, legibilidad y accesibilidad a largo plazo.

Conseguir el éxito en ECM depende del esfuerzo que se invierta en tecnología, formación y planificación. Esta inversión comienza con elección de una buena estrategia.

Desde el punto de vista de Baratz, la estrategia en administración electrónica se dirige a la creación de soluciones para facilitar la gestión de todo tipo de documentos de forma integrada con el negocio de los clientes y en la implantación de las Tecnologías de la Información para llegar a la oficina sin papeles. Las soluciones se diseñan para ofrecer la mejora continua en la gestión de la información, aumentado la efectividad, reduciendo los costes y mejorando el servicio ofrecido.