Los archivos privados son aquellos que custodian los documentos generados por personas físicas o jurídicas de naturaleza privada en el ejercicio de las funciones y actividades que les son propias.

Partiendo de esta definición podríamos decir que todos nosotros tenemos un archivo privado en nuestra casa. Nuestra actividad con la empresa de la luz o del gas, con el ayuntamiento, con la Agencia Tributaria… Toda esa actividad nos genera una documentación que deberíamos de guardar, en algunos casos permanentemente y en otros solamente durante un breve período de tiempo, ya se presente en soporte papel o en soporte electrónico.

Quizás esto nos pueda llevar a pensar que los archivos privados son los que solamente hacen referencia a personas, pero incurriríamos en un grave error puesto que los archivos privados también están englobados, entre otros, por los archivos eclesiásticos, los archivos de las fundaciones, casas nobiliarias…

Dentro de los archivos privados en España tenemos diferentes tipologías: Archivos eclesiásticos (los cuales pueden ser catedralicios o diocesanos), archivos de casas nobiliarias, archivos de fundaciones, archivos de bodegas, archivos de Notarios … 

Hace un año hicimos un post en el que enfatizábamos la necesidad de que en la administración pública el archivero tenía de estar presente, y quizás más activamente que en el pasado, en la redefinición de su corpus teórico y la adaptación de las técnicas que emplea, acompasando los cambios a la nueva realidad surgida por el avance inexorable de las nuevas tecnologías de la información y de la comunicación.

Es tal el cambio que supone esa nueva realidad en tanto a la relación de los ciudadanos con la Administración Pública que una ley, en principio tan estable, como la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (1992), necesariamente se transforma. El Consejo de Ministros, en comparecencia del 9 de enero de 2015, ha anunciado dos anteproyectos de Ley (en realidad es la misma ley desdoblada) cuyo fin es conseguir “una administración moderna, ágil, eficiente y transparente«. El Gobierno, en su presentación, ha ido tan lejos como para decir: «La administración será íntegramente electrónica, desaparecerá el papel y estará totalmente interconectada» (lo que no dice, es cuándo). A pesar de la indefinición temporal, se ponen las bases para trabajar con seguridad jurídica.

Esta noticia nos brinda una estupenda ocasión para recordar que todo lo que se tramita en electrónico, se ha de archivar en electrónico. Un archivo electrónico debe tener como objetivo la preservación, conservación y acceso de los expedientes electrónicos surgidos en la tramitación, pero de una forma segura e “interoperable”. Cabría fijar algún punto difuso en la definición de archivo digital o electrónico:

• El archivo electrónico debe estar en una plataforma independiente de las plataformas de producción.
• Debe estar basado en estándares y arquitecturas abiertas (OAIS) para asegurar su perdurabilidad.
• Deben aplicarse políticas de archivo y no de gestión de sistemas informáticos. Si ha de primar alguna especialidad, es la archivística y no la informática la debe pautar las actuaciones; la informática es el medio del que valerse.

2014 ha sido un año intenso en la Red de Lectura Pública de Euskadi (RLPE), de hecho el préstamo digital mediante la nue­­­va plataforma eLiburutegia y la aplicación para dispositivos móviles Liburutegiak han llegado para satisfacer la demanda de las personas lectoras y meter la biblioteca tradicional en los e-readers, las tablets y los teléfonos de las personas usuarias de biblioteca.

“¿Qué no puedes venir a la biblioteca? No te preocupes, nosotros te llevamos la biblioteca a casa e incluso nos convertimos en tu asistente virtual!!”

Y con todos estos cambios que nos impone la era digital, también llegaba el momento de actualizar la versión del programa de gestión bibliotecaria AbsysNET.

Como siempre los comerciales nos hablan de ventajas, de grandes ventajas, de mejoras, grandes mejoras, de nueva interfaz, de OPAC social, etc. Lo cierto es que tras mucho trabajo para preparar la migración llegó el día en que apagamos los viejos servidores y llegó la mañana en que encendimos las nuevas máquinas y apareció en las pantallas AbsysNet 2.0, que desde ese mismo momento, era ya una realidad en nuestras vidas. ¡¡¡¡Qué vértigo!!!!

Primero tuvimos un par de días caóticos, todos aprendíamos a borrar cookies a actualizar navegadores, a reconocer los iconos del programa… y mientras tanto en nuestro interior pensábamos algo así como: ¡¡Socorro!! ¿Para qué hemos migrado? ¡¡¡Yo quiero volver a la 1.6, al mundo conocido!!!!

Pero por fin llegó la recompensa a tanto trabajo… es verdad, la nueva versión nos da una serie de mejoras que nos facilitan y simplifican el trabajo diario.