El tiempo es un recurso difícilmente recuperable. De su buena gestión depende, en gran medida, el éxito de cualquier actividad o proyecto. El tiempo es oro, tanto en nuestra vida personal como profesional, y es por eso por lo que te queremos contar cómo aprovecharlo al máximo mientras trabajas con el SIGB AbsysNet de tu biblioteca.

Hay multitud de tareas diferentes dentro de AbsysNet en las que se pueden encontrar pequeñas ayudas para el día a día. Por ejemplo, AbsysNet permite a las bibliotecas gestionar todos los aspectos de las mismas, desde la catalogación de los fondos hasta la facturación de los pedidos, sin olvidar el más evidente del préstamo. En esta Cápsula nos gustaría centrarnos en 3 tareas diferentes que te facilitarán el trabajo y te ayudarán a ahorrar un tiempo considerable.

1. Comunicación con los lectores.

AbsysNet nos permite comunicarnos con los lectores de diferentes formas. Creo que todo el mundo conoce la opción de enviar cartas informativas, por ejemplo, para avisar del cierre de la biblioteca durante las vacaciones. Hasta hace unos años teníamos que imprimir las cartas y enviarlas por correo, esto ya ha cambiado puesto que, con ciertos cuidados y si el servidor de correo lo permite, AbsysNet puede enviar esas mismas cartas por correo electrónico con el evidente ahorro de papel y trabajo.

Para poder hacerlo nuestro AbsysNet tiene que tener configurado el envío de correos electrónicos. Luego habría que tener en cuenta:

• Número de lectores a los que se va a hacer llegar la comunicación a la vez. Si mi biblioteca tiene 100.000 lectores, voy a colapsar el correo electrónico si mando la carta a todos ellos. Sería necesario irlos seleccionando por alguno de los criterios de la gestión de lectores. Tipo de lector, biblioteca, sucursal, los tres códigos de lectores y combinando los datos.
• Tipo de correo electrónico. Un correo electrónico de sólo texto es mucho más rápido de enviar que si hemos preparado un documento en PDF para que llegue como un adjunto.

Las cartas (o correos electrónicos) son una forma muy directa y personal de comunicar con nuestros usuarios puntualmente, pero el OPAC nos permite muchas posibilidades de comunicación durante más tiempo.

Como hemos podido comprobar en esta última época de cierres inesperados a causa de la COVID-19 ha habido muchas formas de avisar a los lectores. En algunos casos se han puesto grandes imágenes avisando del cierre para que los lectores no se preocupasen por las devoluciones. También se han puesto mensajes de aviso con una tipografía y color que permitía distinguirlo con claridad y rapidez.

Ambas son buenas opciones temporales, pero siempre podemos ir informando a los lectores con avisos en el OPAC y una agenda con actividades de la biblioteca. Por no hablar de la ayuda que les podemos prestar al crear bibliografías que puedan consultar.

2. Catalogación.

Los catalogadores, en sus rutinas de catalogación, trabajan con información fija en algunos campos. Les puede resultar muy cómodo que esos campos tengan la información completada por defecto. Por ejemplo, el código de la biblioteca para el campo T040.

¿Cómo se hace? Se parametriza AbsysNet de tal forma que haya información por defecto en campos clave en los que siempre se introduce el mismo dato y así ahorrar tiempo.

Otra opción sería crear una tabla de catalogación, que permitiría preseleccionar una entrada con valores fijos, pero que no siempre son iguales.

¿Cómo se hace? Se crea una tabla de catalogación con los datos que queremos introducir. Por ejemplo, si en una nota queremos informar acerca de la edad aconsejada para la biblioteca infantil y juvenil. Así evitamos variaciones y damos unidad a nuestro catálogo. Sólo debemos tener en cuenta que, si introducimos cualquier otro texto, habrá un mensaje de aviso indicando que no se corresponde con ninguna opción disponible.

3. El escritorio de AbsysNet, ese gran desconocido.

Aunque es la puerta de entrada al programa, a menudo pasamos por él como de puntillas, de camino a lo que realmente nos interesa y no le sacamos todo el partido que podríamos. Está dividido en cuatro partes con opciones diferentes.

3.1 Mensajes.

La opción más utilizada, sobre todo en las grandes redes en que no es fácil avisar a todo el mundo a la vez es la mensajería.

Podemos avisar a todos los bibliotecarios de la red, de una sucursal o a alguno en concreto. Es especialmente útil cuando es necesario parar de trabajar por algún problema en la aplicación y para avisar que se puede volver a ello. También como intercambio de información entre sedes, por ejemplo.

3.2 Notas y notificaciones.

Nos podemos poner avisos a nosotros mismos sobre tareas pendientes o búsquedas habituales para solo copiar y pegar, sin necesidad de escribir. En definitiva, cualquier cosa que se nos ocurra.

Además, si nuestro usuario bibliotecario tiene marcada la opción de «Recibir notificaciones» dentro de los permisos de usuarios, el sistema nos avisará cuando haya ciertas novedades en la aplicación que sea necesario atender. Si existen nuevas desideratas, nuevas peticiones de préstamo, comentarios o etiquetas que validar.

3.3 Enlaces recomendados.

Esta sección también es bastante conocida y utilizada. Aquí podemos poner enlaces a nuestros modelos de OPAC, a la página principal de nuestra institución o a todo tipo de recursos bibliotecarios.

3.4 Accesos.

Serían atajos a las secciones de la aplicación que utilizamos más habitualmente y a las que podemos llegar con un solo clic, sin seguir todos los pasos dentro de cada uno de los módulos. Aunque otra opción sería usarlo para módulos poco utilizados y a los que siempre se me olvida cómo llegar, por ejemplo, los recuentos mensuales del OPAC o aquellos que están bajo varios submenús como puede ser la ruta para llegar hasta edición de ficheros en el caso de los usuarios administradores, que tienen que pasar por Administración-Labores de Administración y por último Edición de ficheros.

Almudena Gil Fernández

Técnico de Soporte de Bibliotecas

Imagen superior cortesía de Shutterstock