Comunidad Baratz

El Museo Nacional Centro de Arte Reina Sofía implanta AlbaláNet para la gestión integral de la documentación administrativa que ha generado y custodia de su larga y prolifera trayectoria. AlbaláNet les ofrece un entorno de trabajo para la gestión de todo tipo de documentación de archivo altamente cualificado y apoyado en la normativa archivística nacional e internacional, abarcando los distintos procesos de descripción, clasificación, valoración, circulación, búsquedas y consultas, así como los procesos relacionados con el ciclo vital de la documentación (transferencias y expurgos).

El Museo tiene sus antecedentes en el Centro de Arte Reina Sofía, inaugurado en mayo de 1986 en el antiguo edificio del Hospital General de Madrid. Su finalidad era dar a conocer al público los movimientos artísticos del s.XX mediante la celebración de exposiciones de proyección internacional.

El Archivo Central se crea en 2008 con la finalidad de establecer el Sistema Integral de Gestión Archivística de la institución. La documentación que custodia es fundamentalmente de carácter administrativo, fruto de la gestión ordinaria del Museo y documentación de carácter técnico, generada por las actividades específicas de una institución de estas características.

Se trata fundamentalmente de documentación en soporte papel, pero también en otros formatos, maquetas, cintas de vídeo, disquetes, casetes, DVD, fotografías, planos…

Dispone de un volumen de 2766 unidades descritas, y 5475 unidades inventariadas y pendientes de describir. Además de unas 20 maquetas, y un volumen considerable de planos y fotografías todavía pendientes de identificar, inventariar y describir.

La adaptación continua es una necesidad en los archivos. Adaptación, transformación, tecnología, transparencia, preservación digital e innovación son palabras que en los últimos años están sonando con fuerza dentro del mundo de los archivos.

Adaptación a un nuevo mundo digital con nuevas reglas y normas en el cual no hay tratar de copiar el mundo físico del archivo. Transformación en los procesos de trabajo y disposición de la información y la documentación. Tecnología como medio y difusión. Transparencia como necesidad ante la sociedad. Preservación digital como uno de los mayores retos de futuro de los archivos. Innovación como método de mejora continua.

Sin duda alguna que el 7º Congreso de Archivos de Castilla y León fue un evento que trató de poner a los archivos en su sitio ante las administraciones y la sociedad. Un evento que trató de mostrar la necesidad de los archivos en los procesos de transformación digital y acceso a la información de la ciudadanía. Un evento que enseño la necesidad de los archivos en cuanto a los procesos de transparencia. Un evento que animó a los archivos a estar preparados ante los nuevos retos de futuro.

La transparencia como necesidad real para administración y ciudadanía

La transparencia no es una moda pasajera, es una necesidad que ha venido para quedarse dentro de las administraciones y de las organizaciones. Tampoco es un problema tecnológico su no aplicación, sino más bien es un problema de organización. Y tampoco debe ser un mero trámite, tiene que ser un proceso en el cual se ponga a disposición de los ciudadanos la información que realmente les importa y cuando más les importa.

En el proceso de transparencia organizativa se debe contar con la implicación del personal y, además, ofrecer la información en el lenguaje de la ciudadanía. Porque el derecho a la información (entendible) es un derecho fundamental. Debe haber compromiso por la transparencia, entendido como: tener el conocimiento necesario, las habilidades tecnológicas que se requieren, tener actitud y liderazgo en su puesta en marcha.

Y es que no es posible ser transparentes si no hay una buena gestión documental de archivo. Sin duda que sin archivos y sin gestión documental no habrá nunca transparencia.

La Biblioteca del Museo de Bellas Artes de Bilbao ha apostado por el modelo SaaS para la gestión de sus aplicaciones. Tanto el catálogo de su biblioteca (con AbsysNet) como el entorno ARTEDER (con BKM) han pasado al modelo SaaS y en el cual somos nosotros, Baratz, los que nos encargamos del mantenimiento de los servidores, la notificación y resolución de incidencias, copias de seguridad, actualizaciones…

Ya hace más de una década que los responsables de la biblioteca tomaron la decisión de utilizar los servicios de “Hosting-ASP” de Baratz para publicar sus fondos bibliográficos a través del OPAC de Absys, y su base de artistas vascos, (ARTEDER), a través de BKMNET, incluyendo la accesibilidad a los dos entornos desde un “único punto de acceso”. En este momento, también sus aplicativos de producción: AbsysNet y BKM se suman a esta tendencia tecnológica que proporciona el modelo SaaS.

La Biblioteca del Museo de Bellas Artes de Bilbao (MBAB) es un centro de referencia para la investigación artística, con especial dedicación al arte vasco. Creada en 1985, ha reunido desde entonces un amplio fondo documental con más de 35.800 monografías y cerca de 311 publicaciones periódicas. Cuenta con monografías, catálogos de exposiciones y subastas, colecciones de museos, títulos de museología, teoría del arte, técnicas artísticas, conservación y restauración, historia del arte y movimientos artísticos, arquitectura, escultura, artes decorativas, dibujo, diseño, pintura, artes gráficas, fotografía o cine, y publicaciones del museo.

ARTEDER. Base de Datos de Arte Vasco es un proyecto abierto y en desarrollo que, de forma sistemática, pretende reunir información sobre el panorama artístico vasco desde aproximadamente el último tercio del siglo XIX hasta la actualidad. Esta iniciativa surge vinculada al conjunto de objetivos que el Museo de Bellas Artes de Bilbao está llevando a cabo para fomentar la investigación y difusión de la creación artística de su entorno.