En ocasiones hay una concepción equivocada de lo que es “Oficina Sin Papel”. Son varias las empresas que ofrecen servicios de gestión documental a clientes garantizándoles que les dejarán las oficinas sin ningún documento físico en papel, y hasta ahí todo va bien. Donde viene el equívoco es que ese papel es trasladado a otro lugar y lo que hacen estas empresas es quitar de la vista del cliente los papeles, pero su gestión documental seguirá dependiendo del papel sí o sí. Una oficina que no tenga papeles a la vista no significa que se gestione sin ellos, y por lo tanto ser considerada como “Oficina Sin Papel”.
Desde Baratz no entendemos así a la “Oficina Sin Papel”. Cuando hablamos de ella entendemos que es una organización donde el soporte en papel es historia dando paso al documento electrónico. Desde nuestra empresa fomentamos que gradualmente una organización gestione su negocio sin documentos en papel y que estos pasen a ser documentos en PDF, WORD, o cualquier otro formato electrónico, con validez legal (al tener firma electrónica, garantizar la legibilidad, integridad, autenticidad y accesibilidad) si hiciera falta.
El inconveniente de las empresas que ofertan servicios de “Oficina Sin Papel a la vista” es que la organización sigue siendo dependiente de la necesidad del papel como origen y prueba ante incidencias, conflictos o litigios, lo cual incrementa los costes fijos y crecientes en cuanto a la custodia, conservación, espacio de almacenamiento, destrucción… e incluso la mayoría de ellas aumentan el coste de la digitalización de esos documentos para ser eficiente en la búsqueda, por lo que también se embarcan en la inversión de un Gestor de Documentos Electrónicos. Otros problemas a los cuales se enfrentan estas empresas es qué hacer cuando un proveedor les manda un documento firmado digitalmente, cómo gestionar facturas electrónicas…
Desde Baratz aconsejamos para crear una verdadera Oficina con Gestión Sin Papel hacer una primera inversión… y dejar a un lado (y por lo tanto ahorrándote) todos los costes del papel, impresiones, escáneres, almacenamiento, custodia, destrucción, etc. A medio plazo, e incluso a corto plazo, podrás ver cómo recuperas esa primera inversión y además de ahorrar una buena suma de dinero aumentarás la eficacia y la calidad en la atención de tus clientes y gestión del negocio.
