Comunidad Baratz

El pasado 11 julio Baratz México fue invitado al Foro de Consulta Región Centro organizado por el Archivo General de la Nación, cuyo fin es recoger las especificaciones en materia de archivos de todas las regiones del país para ofrecer al gobierno una guía a seguir para la nueva elaboración de la Ley General de Archivos.

Se realizó en Cuernavaca, Morelos, y asistimos como participantes en una de las mesas de trabajo que se iban a llevar a cabo: “Los archivos y las tecnologías de la información”.

En representación de Baratz México estuvo la directora Esther López y Jesús Pérez, que participó en unas de las mesas de trabajo argumentando que las nuevas tecnologías ya están presentes en el mundo archivístico, donde Baratz México ya tiene 12 años de experiencia, y que el futuro de la archivística pasa por la explotación de soluciones como AlbaláNet, que en un futuro salvaguardará cualquier contenido de cualquier formato que se conserve en los archivos: ya sean físicos, mixtos y electrónicos.

La Biblioteca de la Universidad Pontificia Comillas incorpora a su catálogo información asociada a documentos que existen en Google Books: vista previa de la cubierta, índices y, en algunos casos, de varios capítulos a texto completo y otros servicios.

Nuestro objetivo es hacer el registro más atractivo dando la oportunidad de acceder a la información de una forma rápida e intuitiva -los enriquecimientos son valorados muy positivamente por los usuarios- a la vez que hacemos un aprovechamiento de los recursos de la red que agilizan el trabajo del profesional y la optimización de los recursos de la  Biblioteca.

Incluimos en  el  subcampo «u» del campo 856 la dirección (URL) de nuestro libro en Google Books.  Buscamos en Google Imágenes el libro y entramos en la página en la que aparece la imagen de la cubierta que nos interesa. Pinchamos en ella con el botón secundario.  Incluimos la dirección (URL) de la cubierta en las instrucciones abajo indicadas y la pegamos en el subcampo «z»  del campo 856.

En ocasiones hay una concepción equivocada de lo que es “Oficina Sin Papel”. Son varias las empresas que ofrecen servicios de gestión documental a clientes garantizándoles que les dejarán las oficinas sin ningún documento físico en papel, y hasta ahí todo va bien. Donde viene el equívoco es que ese papel es trasladado a otro lugar y lo que hacen estas empresas es quitar de la vista del cliente los papeles, pero su gestión documental seguirá dependiendo del papel sí o sí. Una oficina que no tenga papeles a la vista no significa que se gestione sin ellos, y por lo tanto ser considerada como “Oficina Sin Papel”.

Desde Baratz no entendemos así a la “Oficina Sin Papel”. Cuando hablamos de ella entendemos que es una organización donde el soporte en papel es historia dando paso al documento electrónico. Desde nuestra empresa fomentamos que gradualmente una organización gestione su negocio sin documentos en papel y que estos pasen a ser documentos en PDF, WORD, o cualquier otro formato electrónico, con validez legal (al tener firma electrónica, garantizar la legibilidad, integridad, autenticidad y accesibilidad) si hiciera falta.

El inconveniente de las empresas que ofertan servicios de “Oficina Sin Papel a la vista” es que la organización sigue siendo dependiente de la necesidad del papel como origen y prueba ante incidencias, conflictos o litigios, lo cual incrementa los costes fijos y crecientes en cuanto a la custodia, conservación, espacio de almacenamiento, destrucción… e incluso la mayoría de ellas aumentan el coste de la digitalización de esos documentos para ser eficiente en la búsqueda, por lo que también se embarcan en la inversión de un Gestor de Documentos Electrónicos. Otros problemas a los cuales se enfrentan estas empresas es qué hacer cuando un proveedor les manda un documento firmado digitalmente, cómo gestionar facturas electrónicas…

Desde Baratz aconsejamos para crear una verdadera Oficina con Gestión Sin Papel hacer una primera inversión… y dejar a un lado (y por lo tanto ahorrándote) todos los costes del papel, impresiones, escáneres, almacenamiento, custodia, destrucción, etc. A medio plazo, e incluso a corto plazo, podrás ver cómo recuperas esa primera inversión y además de ahorrar una buena suma de dinero aumentarás la eficacia y la calidad en la atención de tus clientes y gestión del negocio.