Preparar las estadísticas anuales de tu biblioteca con Absys puede ser más sencillo si sabes dónde localizar los datos que necesitas. Cuando se acerca el cierre del año, a la organización de turnos, la previsión de afluencia durante las fiestas y otras tareas habituales se suma la recopilación de cifras del ejercicio. No siempre es un trabajo rápido, sobre todo cuando la información está repartida entre distintos módulos o hay que consultar aspectos de la biblioteca que no se gestionan desde el programa.
Aunque reunir números no sea la parte más atractiva del trabajo bibliotecario, sirve para mostrar la actividad de la biblioteca y justificar los recursos con los que presta sus servicios. La información puede referirse a los fondos documentales, su procedencia, los soportes, el patrimonio bibliográfico, los usuarios o los equipamientos disponibles. Una parte se obtiene desde Absys y otra, como determinados datos de instalaciones o personal, debe recopilarse por otras vías. Además, no todas las bibliotecas organizan sus datos de la misma manera, de modo que la configuración de los campos y los criterios utilizados durante el año influyen en lo fácil que resulte recuperarlos.
Una de las encuestas habituales para las bibliotecas públicas españolas es Alzira, una iniciativa del Ministerio de Cultura para recopilar sus datos estadísticos. Absys permite consultar buena parte de la información solicitada, aunque la forma de hacerlo puede variar según los módulos utilizados y la parametrización de cada biblioteca. En esta Cápsula veremos cómo obtener algunos de esos datos, qué conviene revisar antes de realizar las búsquedas y qué alternativas ofrece Baratz cuando la configuración existente no permite recuperarlos directamente. También abordaremos otras solicitudes de información, como las de CEDRO, para que puedas afrontar estos trabajos con más preparación y menos prisas.
Preparar las estadísticas puede llevar más tiempo del previsto si no sabemos exactamente dónde buscar o cómo interpretar los datos que devuelve el sistema. Por eso, conviene conocer las posibilidades de Absys y revisar con antelación qué información podemos recuperar directamente y cuál necesita un tratamiento específico.
¿Qué información puedes obtener de Absys para la encuesta Alzira?
Absys permite recuperar numerosos datos relacionados con los fondos, los usuarios y los recursos de la biblioteca. Vamos a repasar algunos de los apartados de la encuesta Alzira y las opciones que tenemos para obtener la información necesaria.
Procedencia de los fondos documentales
Uno de los datos solicitados es la procedencia de los materiales que forman parte de la colección de la biblioteca. En Absys podemos controlar esta información de dos maneras, dependiendo de si utilizamos o no el módulo de Adquisiciones.
- Si utilizamos el módulo de Adquisiciones, podemos configurar las distintas formas de adquisición (compra, donación, canje, depósito legal u otras) desde Gestión económica, dentro del módulo de Mantenimiento. Una vez creadas, seleccionaremos la opción correspondiente al generar cada pedido.
- Si no utilizamos el módulo de Adquisiciones, también podemos llevar este control. Para ello, configuraremos las mismas opciones desde Gestión económica, pero seleccionaremos la procedencia directamente al crear cada ejemplar.
De esta manera, podremos identificar la procedencia de los materiales sin necesidad de utilizar el mismo procedimiento en todas las bibliotecas.
Soporte de los documentos
Otro dato habitual en las estadísticas es el soporte en el que se encuentra la información de los documentos que forman parte de nuestra colección.
En Absys podemos realizar esta consulta de dos maneras, aunque es importante distinguir entre los registros bibliográficos y los ejemplares.
1. Consulta desde la base de datos CATA
Podemos realizar una búsqueda en la base de datos CATA utilizando la búsqueda experta o la búsqueda asistida. Si elegimos la primera opción, podemos aplicar algunas de las estrategias que ya explicamos en la Cápsula 5 tipos de búsquedas que puedes realizar con Absys y que quizás no conozcas.
Si preferimos utilizar la búsqueda asistida, podemos seleccionar directamente el formato en el que hemos guardado el registro bibliográfico.
Eso sí, debemos tener en cuenta una limitación: esta búsqueda nos permite conocer el número de registros bibliográficos, pero no el de ejemplares contenidos en la base de datos.
2. Consulta desde el campo Soporte del ejemplar
Si necesitamos conocer el número de ejemplares según su soporte, tendremos que recurrir al campo Soporte del propio ejemplar.
Como ocurría con la procedencia, podemos configurar este campo según las necesidades de nuestra biblioteca. Es posible establecer una clasificación muy detallada o utilizar únicamente los tipos de soporte que nos solicitan en las encuestas estadísticas.
La elección dependerá del nivel de detalle que necesitemos y de cómo hayamos organizado esta información en Absys.
Patrimonio bibliográfico
No todas las bibliotecas cuentan con patrimonio bibliográfico entre sus fondos, por lo que este apartado de la encuesta no afecta a todas por igual. Aun así, podemos dejar preparada su configuración por si necesitamos utilizarla en el futuro.
Algunas bibliotecas patrimoniales y redes que reúnen distintas tipologías de bibliotecas necesitan diferenciar los documentos según el siglo al que pertenecen.
Una de las opciones más utilizadas para hacerlo es el campo Código 1 del ejemplar.
En este campo podemos configurar los periodos cronológicos que se solicitan en las estadísticas y seleccionar el correspondiente cuando incorporamos un ejemplar.
Una vez registrada esta información, podemos recuperarla mediante una búsqueda sencilla.
Consultas sobre registros bibliográficos
Los registros bibliográficos también contienen información que podemos utilizar para completar diferentes apartados de la encuesta Alzira.
Por ejemplo, podemos realizar búsquedas para conocer:
- El número de títulos de libros electrónicos disponibles en el catálogo.
- La cantidad de publicaciones periódicas incorporadas a la base de datos durante el año.
- Los registros bibliográficos según la lengua de publicación.
Para obtener estos datos podemos aplicar las estrategias de búsqueda que hemos mencionado anteriormente.
También podemos recurrir a la formación específica sobre Alzira que ofrecemos desde Baratz, que ya han recibido distintas entidades con resultados satisfactorios.
Esta formación incluye un manual con las estrategias de búsqueda que deben aplicarse en cada biblioteca para recuperar correctamente los datos solicitados.
Usuarios de la biblioteca
Las estadísticas no se limitan a los fondos documentales. También necesitamos conocer información sobre las personas que utilizan los servicios de nuestra biblioteca.
Uno de los datos que solicita Alzira es el número de usuarios, denominados lectores en Absys.
Aunque pueda parecer una consulta sencilla, hay diferentes circunstancias que debemos tener en cuenta:
- Si nuestra biblioteca da de baja a los usuarios y con qué periodicidad.
- Si las personas inscritas permanecen registradas indefinidamente.
- Si existe la posibilidad de solicitar la baja voluntaria.
- Si los registros de los lectores dados de baja se mantienen en Absys o se eliminan.
Estas diferencias afectan a la forma en que debemos realizar las consultas y a la interpretación de los resultados.
En la siguiente captura podemos ver varios campos que nos ayudan a recuperar esta información:
Los tres primeros campos, especialmente Fecha de alta y Fecha de caducidad, permiten obtener buena parte de los datos necesarios. Sin embargo, debemos tener presentes las particularidades de cada biblioteca para interpretar correctamente los resultados.
Los dos últimos campos, Último uso y Último uso biblioteca, también son importantes porque nos permiten diferenciar la actividad de una persona en nuestra biblioteca de la que pueda tener en otras bibliotecas de la red.
Por ejemplo, un lector puede no haber utilizado nuestra biblioteca durante un periodo determinado, pero sí haber acudido a otra perteneciente a la misma red. Por tanto, puede no estar activo en nuestra biblioteca y, sin embargo, seguir utilizando los servicios de la red.
Hay otro aspecto que debemos vigilar, especialmente al comenzar el año.
Estos campos se actualizan automáticamente y, cuando se registra una nueva fecha de uso, el dato anterior se sustituye. Por eso, si una persona utiliza la biblioteca el 2 de enero, la nueva fecha podría llevarnos a interpretar erróneamente que estuvo activa durante el año anterior.
Conviene tener esto en cuenta al preparar las consultas para evitar que la actualización de los datos altere las estadísticas del periodo que estamos analizando.
Recursos electrónicos y otros equipamientos
En este apartado no vamos a referirnos a los libros electrónicos ni a otros documentos disponibles para su consulta en línea.
Nos centraremos en determinados recursos y equipamientos que la biblioteca pone a disposición de sus usuarios, como reproductores de DVD, tablets o salas de reuniones.
En muchas bibliotecas, estos recursos se catalogan como materiales bibliográficos para llevar su control desde Absys. Sin embargo, desde Baratz recomendamos gestionarlos mediante el módulo de Recursos.
Esta opción permite diferenciar mejor los distintos materiales y llevar un seguimiento de su utilización.
Sabemos que una de las principales dificultades a la hora de utilizar este módulo es su parametrización inicial. Sin embargo, una vez configurado, facilita la gestión de los recursos y la obtención de información sobre su uso.
Si necesitas ayuda para realizar esta configuración, puedes recurrir a la formación en línea que ofrecemos desde nuestro campus.
¿Y qué ocurre con las estadísticas de préstamos?
No nos hemos olvidado de los préstamos, otro de los apartados que debemos tener en cuenta al preparar las estadísticas.
Como sucede con los lectores, las consultas pueden variar considerablemente según la configuración y las necesidades de cada biblioteca.
Por eso, este apartado merece una Cápsula propia en la que podamos explicar con más detalle las diferentes posibilidades de recuperación de datos.
¿Qué ocurre si la configuración de Absys no permite obtener los datos?
Hasta ahora hemos visto varias formas de recuperar la información necesaria para cumplimentar la encuesta Alzira.
Cuando los campos se han configurado teniendo en cuenta estos requerimientos, obtener los datos resulta más sencillo. Pero ¿qué sucede si ya tenemos los campos creados y no podemos modificarlos o añadir otros nuevos?
En estos casos también existen alternativas.
Una de ellas es realizar una auditoría de datos, un recurso que ya han utilizado diferentes bibliotecas y redes para obtener información de manera ágil y estructurada.
Mediante esta auditoría, desde Baratz podemos analizar tanto los datos almacenados en Absys como la estructura utilizada para organizarlos.
El objetivo es encontrar correspondencias entre la información registrada en el programa de gestión y los datos que solicita la encuesta, de manera que podamos establecer cómo recuperarlos.
Esta opción resulta especialmente útil cuando necesitamos obtener información que no se puede consultar directamente mediante los campos existentes.
Más allá de Alzira, otras estadísticas que debemos preparar
Alzira no es el único formulario que puede requerir información de nuestra biblioteca. Existen otras solicitudes periódicas de datos, como las de CEDRO, el Centro Español de Derechos Reprográficos.
Información sobre préstamos para CEDRO
Uno de los formularios de CEDRO consiste en cotejar el número de préstamos registrados de cada título e incorporar los datos que identifican la obra.
Entre ellos se encuentran el título, el autor, la editorial y el ISBN o ISSN.
Para obtener esta información desde Absys podemos recurrir a diferentes procedimientos:
- Auditoría de datos. Nos permite analizar y recuperar la información necesaria, como hemos visto en el caso de Alzira.
- Consulta mediante SQL. Podemos utilizar una sentencia SQL preparada para obtener los datos solicitados.
- Listado desde Absys. También podemos crear un listado específico que permita recuperar la información directamente desde el programa.
En los dos últimos casos, podemos solicitar ayuda al departamento de Soporte Técnico de Baratz mediante una incidencia en el portal de soporte.
Memorias anuales de las bibliotecas
Además de las encuestas y formularios que hemos mencionado, algunas bibliotecas deben preparar memorias anuales para sus ayuntamientos.
Estas memorias son otra de las situaciones en las que necesitamos recopilar y presentar información sobre la actividad bibliotecaria.
Por eso, conocer las posibilidades de consulta y recuperación de datos de Absys también puede ayudarnos a afrontar este trabajo.
Prepara tus estadísticas con la ayuda de Baratz
Como hemos visto, Absys ofrece distintas posibilidades para recuperar buena parte de la información que necesitamos al preparar las estadísticas de nuestra biblioteca. La forma de obtenerla dependerá de cómo tengamos organizados los datos y de los criterios que debamos aplicar en cada consulta.
Si tienes dificultades para localizar determinada información, necesitas revisar la parametrización o quieres conocer mejor las opciones disponibles, desde Baratz podemos ayudarte mediante nuestros servicios de soporte y formación.
Y recuerda que, si necesitas una consulta específica o un listado adaptado a las necesidades de tu biblioteca, puedes contactar con nuestro equipo de Soporte Técnico a través del portal de soporte. Cuanto antes prepares tus consultas, más sencillo será afrontar el cierre estadístico del año.
Enrique Escaño.
Técnico de Soporte
